Vertrauensurlaub im Unternehmen: Chance oder Risiko?

10 Schritte, damit unbegrenzter Urlaub das Geschäft nicht beeinträchtigt.
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Du bist auf der Suche nach einem neuen Job und stößt auf eine Stellenausschreibung eines Unternehmens, das Vertrauensurlaub anbietet. Aber was bedeutet es eigentlich für das Unternehmen, seinen Mitarbeitenden die Freiheit zu geben, ihre Urlaubstage nach eigenem Ermessen zu planen? 

Unbegrenzter Urlaub (auch bekannt als „Vertrauensurlaub“) ist ein Vertrauenstest, den sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden jedes Mal bestehen müssen, wenn sie einen zusätzlichen freien Tag nehmen. Nicht alle haben dieses Vertrauen: Laut Bloomberg haben zum Beispiel in den USA nur 8 % der Unternehmen unbegrenzten Urlaub. Aber auf der Liste derjenigen, die es eingeführt haben und erfolgreich nutzen, stehen Branchengrößen wie Microsoft, Zoom, Netflix und LinkedIn.

In Deutschland haben im Jahr 2018 allein 130 Arbeitgebende mit unbegrenzten Urlaubstagen in ihren Stellenanzeigen geworben. Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gibt es keine Obergrenze für Urlaubstage, nur eine Mindestanzahl von 20 Tagen pro Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche. Die Einhaltung dieses Minimums an Ruhezeit liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers. Bei der Einführung unbegrenzten Urlaubs sollten Unternehmen dies im Arbeitsvertrag festlegen und gleichzeitig weitere Regelungen einführen, um unverhältnismäßige oder produktionsgefährdende Anfragen zu verhindern.

Warum moderne Unternehmen diese Politik eingeführt haben und wie man ein System organisiert, in dem die Freiheit der Mitarbeitenden und die Interessen des Unternehmens nicht in Konflikt geraten, erklären wir in diesem Artikel.

1. Mehr Vertrauen zwischen den Mitarbeitenden und dem Unternehmen

Anstatt Mitarbeitenden eine feste Anzahl von Urlaubstagen vorzuschreiben, verlassen sich Arbeitgebende auf deren Urteilsvermögen und Eigenverantwortung, um Urlaubszeiten zu planen. Damit möchten sie zeigen, dass sie ihren Mitarbeitenden vertrauen, ihre Arbeits- und Urlaubszeiten verantwortungsbewusst zu planen.

Ein solches Vertrauen kann sich positiv auf das Arbeitsverhältnis auswirken. Das Team fühlt sich wertgeschätzt und respektiert, was die Mitarbeitendenzufriedenheit und -bindung erhöht. Gleichzeitig motiviert das entgegengebrachte Vertrauen, Aufgaben weiterhin gewissenhaft und engagiert zu erledigen. Dieser Kreislauf von Vertrauen und Engagement kann laut HR-Expertin Kristina Martic zu einer harmonischen und produktiveren Arbeitsumgebung beitragen.

ELVTR-Mitarbeitende können arbeiten, von wo sie möchten, weil sie wissen, dass das Unternehmen ihnen vertraut

2. Weniger Bürokratie in den Personal- und Finanzabteilungen

Das Verfahren ist einfach: Eine Person möchte eine Auszeit nehmen, reicht einen Antrag auf freie Tage im System ein und ihr:e Manager:in genehmigt ihn. Alle freien Tage innerhalb des unbegrenzten Systems werden bezahlt. Wenn die Person das Unternehmen verlässt, werden die Tage nicht angesammelt oder ausgezahlt. Dieses System reduziert den operativen Aufwand für die Personal- und Finanzabteilung erheblich.

Es vereinfacht auch die Urlaubsregelungen für globale Unternehmen. Das ELVTR-Team arbeitet auf der ganzen Welt verteilt: von Ost- und West-Europa bis Nordamerika. Aber aufgepasst: Bei einem internationalen Team muss das Unternehmen seine Feiertagspolitik gut strukturieren. Wir bei ELVTR möchten unsere Mitarbeitenden zum Beispiel nicht bei der Auswahl der Feiertage beschränken, können aber auch nicht alle Feiertage abdecken. Daher haben wir uns dafür entschieden, nur die deutschen nationalen Feiertage zu berücksichtigen, wie Weihnachten, Ostern und den Tag der Deutschen Einheit in Deutschland. Über die verbleibenden Feiertage können unsere Mitarbeitenden in ihrem Team individuell eine Abmachung finden.

3. Zusätzliche Infrastruktur

Unbegrenzter Urlaub ist eine Entscheidung für Freiheit und Vertrauen. Doch damit aus Freiheit kein Chaos und aus Vertrauen kein Ausnutzen wird, bedarf es eines systematischen Ansatzes. Eine der wichtigsten Maßnahmen, die vor der Einführung des unbegrenzten Urlaubs getroffen werden muss, ist die Einführung einer geeigneten Plattform. Manager:innen könnten sonst Anfragen für freie Tage informell per E-Mail erhalten und Entscheidungen mit wenig Objektivität treffen. Die Personalabteilung hätte keine Möglichkeit, die Daten einzusehen, den Erfolg der Regelung und ihren Wert für das Unternehmen zu analysieren.

4. Vertiefte Analysen und Einblicke

HR-Plattformen sammeln und analysieren Daten, etwa über ein Dashboard, das Informationen liefert, wie und wann Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und Ländern Urlaub nehmen, in welchen Zeiträumen und wie hoch die allgemeine Anwesenheitsrate ist.

Anhand dieser Daten konnte unsere Schwesterfirma LABA einige interessante Hypothesen aufstellen. Zum Beispiel wurde festgestellt, dass, wenn ein:e Junior oder Strong Junior Mitarbeitende, der:die erst vor kurzem eingestellt wurde, nach sechs Monaten Arbeit einen unbegrenzten Urlaub von zwei Wochen aktiviert, dies bedeutet, dass er:sie in den nächsten zwei bis drei Monaten kündigt oder gekündigt wird. Zuerst wurde eine Korrelation festgestellt, dann beobachtet und dann die Hypothese übeprüft: Es klappt nicht in allen Fällen, aber in den meisten.

Viele Unternehmen nutzen obendrein den Bradford Factor, welcher nicht nur misst, wie oft jemand Urlaub nimmt, sondern auch wie lange. Die Hypothese der Entwickler:innen der Skala ist, dass Menschen, die häufig kurze Urlaube nehmen, eher ihren Job aufgeben als diejenigen, die wenige, aber lange Urlaube nehmen. 

5. Klare und verständliche Spielregeln

Bevor die Möglichkeit des unbegrenzten Urlaubs eingeführt wird, ist es wichtig zu verstehen, welche Art von Urlaub für das Unternehmen akzeptabel ist und welche nicht. Verschiedene Szenarien müssen durchgespielt werden: Was würde man tun, wenn jemand im Sommer eine Vier-Tage-Woche einrichtet und jeden Freitag freinimmt? Oder was würde man tun, wenn jemand ein Sabbatical von einigen Monaten nehmen möchte?

Es ist außerdem entscheidend, zu klären, wie mit Urlaub und Abfindung umzugehen ist, wenn jemand kündigt. Da der Urlaub unbegrenzt ist, wird er nicht angesammelt und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht finanziell ausgeglichen. 

6. Zusätzliche Kommunikation mit der Personalabteilung in allen Phasen

Wenn wir unbegrenzten Urlaub einführen, reicht ein einziges Gespräch über diese Neuerung nicht aus. Die Personalabteilung sollte bereits während des Onboardings die Urlaubsrichtlinien deutlich machen und im Falle einer Anfrage individuell mit den Manager:innen zusammenarbeiten.

Personaler:innen sollten Teamleitenden erklären, wie Urlaub definiert wird, was als Missbrauch gilt und Tipps geben, wie man für jedes Teammitglied die richtige Lösung findet, die auch zum Arbeitspensum passt.

7. Expertise der Vorgesetzten

Unbegrenzte Urlaubstage bieten nicht nur mehr Freiheit und Autonomie, sondern erfordern von Manager:innen auch die Fähigkeit, Nein zu sagen.

Einige Manager:innen haben Angst, unfreundlich zu wirken und sagen deshalb nicht nein, selbst wenn der Urlaub die Teamproduktivität auf’s Spiel setzt. Aber das ist alles eine Frage der Kommunikation: Bei berechtigten Bedenken müssen Manager:innen erklären können, warum das so ist. Vermutungen reichen als Begründung nicht aus. Wenn zum Beispiel die Urlaubszeiten mehrerer Teammitglieder zeitlich zusammenfallen und dadurch ein Projekt zum Stillstand kommt, kann und sollte man Urlaubswünsche ablehnen und die Auszeit auf einen anderen Zeitpunkt verschieben.

8. Individuelle Entscheidungsfindung

Arbeit mit Menschen ist keine Arbeit mit Maschinen. Es gibt viele Gründe, warum Menschen mehr Urlaubstage nehmen als geplant. Letztendlich ist niemand vor gesundheitlichen oder familiären Problemen gefeit.

In solchen Situationen besteht die Aufgabe der Manager:innen darin, die Ursache zu klären und eine optimale Lösung für die Interessen des Unternehmens und des Teammitglieds zu finden. Urlaubstage sind genauso Teil von Managemententscheidungen, wie alles andere auch. Genau darum geht es bei der Führung - für jeden Einzelfall gilt es den richtigen Ansatz zu finden.

9. Unternehmenskultur psychologischer Reife

Unbegrenzter Urlaub spiegelt auch die Kultur wider: Unternehmen setzen auf geistig reife Menschen. 

Bei der Überlegung, ob unbegrenzter Urlaub für ein Unternehmen geeignet ist, sollte also nicht nur das Unternehmen betrachtet werden. Es ist ebenso wichtig zu bedenken, ob dein Team psychologisch auf diese Freiheit vorbereitet ist, ob es die Entscheidung nachvollziehen kann und wie es diese Möglichkeit verantwortungsbewusst nutzen würde.

10. Anreiz zur Erholung

Früher fühlte man sich oft dazu animiert, Urlaubstage zu sparen, da sie als wertvolles Gut angesehen wurden. Es ist nicht unüblich, dass Mitarbeitende bewusst auf Urlaub verzichten, um bei einer Kündigung eine hohe Abfindung für nicht genommene Urlaubstage zu erhalten.

Bei unbegrenztem Urlaub gibt es nichts zu sammeln. Im Gegenteil, wer sich nicht erholt, verliert. Es gibt aber auch mindestens einen großen Nachteil: Studien zeigen, dass Beschäftigte mit unbegrenztem Urlaub im Durchschnitt weniger Urlaubstage nehmen als Beschäftigte mit einer festen Anzahl von Urlaubstagen. Dies könnte darauf zurückzuführen sein, dass Mitarbeitende sich unsicher fühlen oder befürchten, ihre Urlaubstage nicht angemessen planen zu können. Es besteht auch die Gefahr, dass Mitarbeitende zögern, Urlaub zu nehmen, aus Angst, als faul oder nicht engagiert wahrgenommen zu werden. 

Daher ist es wichtig, bei der Einführung einer solchen Richtlinie auch unterstützende Maßnahmen zu implementieren, wie ein Minimum an Urlaubstagen, das von der HR-Abteilung überprüft wird.