Projektmanagement in Aktion

Du willst dein Projekt erfolgreich leiten und sicherstellen, dass es ohne Probleme umgesetzt wird? Dann ist es entscheidend, die verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus zu verstehen.
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Per Definition ist ein:e Projektmanager:in (PM) jemand, der:die Projekte in verschiedenen Branchen plant, erstellt, umsetzt, überwacht und bewertet. Die Rolle eines:r PM ist der Schlüssel zur Gewährleistung der Effizienz und Qualität eines Projekts. Als PM trägst du viele Hüte: Du verwaltest die Ziele, Aufgaben und Ressourcen des gesamten Projekts und musst gleichzeitig die Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Stakeholder:innen aufrechterhalten. Lerne die Aufgabenfelder des Projektmanagements besser kennen und finde heraus, welche unverzichtbaren Fähigkeiten dir eine erfolgreiche Projektmanagement-Karriere garantieren.

Leitfaden: Rollen und Verantwortlichkeiten

Die Verantwortlichkeiten und Rollen eines:r Projektmanager:in variieren je nach Projekt, aber es gibt einen allgemeinen Rahmen, dem du leicht folgen kannst. Der Lebenszyklus eines Projekts besteht aus fünf Phasen: Projektinitiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss. Um sicherzustellen, dass du die Ziele deines Teams und der Stakeholder:innen erreichst, ist es entscheidend, den Zweck und das Ziel jeder Phase zu verstehen und die Aufgaben eines:r PM während jedes Zyklus zu kennen.

Das 5-Phasen-Projektmanagementmodell wurde vom Project Management Institute (PMI) in einem offiziellen Handbuch, dem Guide to the Project Management Body of Knowledge (auch PMBOK® Guide genannt), festgelegt. Diese sind wie folgt zusammenzufassen:

Phase 1: Initiierung

Am Anfang steht die Idee. Das nennt man die Initiierungsphase eines Projekts. Unabhängig von der Art des Problems, ist dies deine Gelegenheit, Ideen zu sammeln und deine Ziele zu skizzieren. Du definierst den Umfang des Projekts, identifizierst die Interessen der Stakeholder:innen und überlegst, welche Teammitglieder du für eine erfolgreiche Projektumsetzung brauchst. Während der Initiierungsphase arbeitest du die Hauptprobleme heraus, die den Erfolg deines Projekts gefährden könnten. Ein Teil der Pflichten eines:r Projektmanager:in besteht darin, den Fortschritt während des Prozesses zu dokumentieren. Dies kann bereits in der Initiierungsphase mit der Erstellung eines Leistungsumfangs oder eines Projektauftrags beginnen. Diese von dir zu Anfang erstellten Informationen können die Genehmigung deines Projekts maßgeblich beeinflussen.

Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:

  • Mach dir klar, warum das Projekt wertvoll ist. Welches Problem versuchst du zu lösen und was soll das Ergebnis sein?
  • Orientiere dich an den Werten deiner Stakeholder:innen und daran, auf wen sich dein Projekt auswirken wird, um dein Projekt entsprechend zu lenken.
  • Sei pragmatisch: Ein neues Projekt bietet viel Potenzial, trotzdem solltest du die Budgetierung deines Projekts immer genau im Auge behalten und Grenzen realistisch einschätzen.

Phase 2: Planung

Sobald ein Projekt genehmigt wurde, wirst du dich mit deinem Team in die Details des Projekts vertiefen. Als Projektmanager:in hilfst du dabei, Abschnitte zu identifizieren, die in kleinere Aufgaben unterteilt werden können, Rollen innerhalb deines Teams festzulegen und einen Zeitplan für das Projekt zu erstellen. Du skizzierst außerdem die zu erbringenden Leistungen, die Meilensteine und die notwendigen Schritte, um das Projektziel zu erreichen.

Als Projektmanager:in solltest du in dieser Phase auch Ressourcen wie zum Beispiel spezielle Software für eine kontinuierliche Dokumentation des gesamten Prozesses bereitstellen. Damit kannst du den Überblick über dein Projekt behalten und mögliche Anpassungen für deinen Projektplan vornehmen. Siehe die Dokumentation für deinen Projektplan als lebendiges Dokument, das du immer wieder aktualisieren und ändern kannst.

Phase 3: Durchführung

Die Durchführungsphase des Projektlebenszyklus ist der Zeitpunkt, an dem du die Entwicklung deines Projekts beobachten kannst, während du die Kontrolle über die Ziele behältst, die du dir zu Beginn gesetzt hast. Die Effektivität eines:r Projektmanager:in hängt in dieser Phase besonders stark von den eigenen Management- und Kommunikationsfähigkeiten ab. Du stehst für die Belange von Stakeholder:innen bei deinem Team ein und kommunizierst die Teambedürfnisse an Stakeholder:innen. Das bedeutet, dass du die Teammitglieder über ihre Aufgaben informierst und die Qualität der Arbeit überwachst, dass du sicherstellst, dass dein Team nicht überlastet wird, und dass du das festgelegte Budget im Auge behältst. Darüber hinaus kommunizierst du regelmäßig Updates und dokumentierst den gesamten Prozess.

Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:

  • Das Team führen: Dein Ziel ist es, alle im Zeitplan zu halten, Ablenkungen zu vermeiden und mögliche Probleme auf allen Ebenen zu lösen.
  • Für den Erfolg sorgen: Neben der Konfliktlösung bist du dafür verantwortlich, das Ziel des Projekts zu erreichen. Du musst dich auf deinen Zeitplan beziehen und sicherstellen, dass du immer in der vorgegebenen Zeit bleibst.

Phase 4: Leistungsüberwachung

Während dieser Phase überwachen Projektmanager:innen kontinuierlich die Leistung des Teams und des Projekts, um sicherzustellen, dass die festgelegten Ziele erreicht werden. Dies beinhaltet die Überwachung des Fortschritts, der Budgetausgaben, der Ressourcennutzung und der Qualität der Arbeit. Als Projektmanager:in identifizierst du frühzeitig potenzielle Probleme oder Verzögerungen und ergreifst geeignete Maßnahmen, um den Projektverlauf zu optimieren. Die Kommunikation mit den Stakeholdern über Fortschritte und mögliche Herausforderungen ist ein wichtiger Bestandteil dieser Phase, um Vertrauen und Transparenz aufrechtzuerhalten.

Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:

  • Bleibe immer auf dem Laufenden: Informiere dich regelmäßig über den Projektfortschritt, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Sei proaktiv und ergreife Maßnahmen, um sicherzustellen, dass das Projekt reibungslos abläuft.
  • Nutze Ressourcen effizient: Setze Zeit, Budget und Teamressourcen sorgfältig ein. Priorisiere Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und setze Ressourcen zuerst dort ein, wo sie am meisten gebraucht werden.

Phase 5: Abschluss

Die Abschlussphase ist die letzte Phase des Projekts, nachdem das Team seine Arbeit abgeschlossen hat. Die Rolle des:r Projektmanager:in in der Abschlussphase besteht darin, die endgültigen Ergebnisse zu liefern, die für das Projekt verwendeten Einsatzmittel zurück- oder wieder freizugeben und eine Bewertung der Projektergebnisse durchzuführen. Du erhältst Einblick in den Projekterfolg, indem du die Leistungen des Projekts und des Teams analysierst: Wurden die Ziele innerhalb des Projektumfangs erreicht? Haben die Teammitglieder ihre Aufgaben rechtzeitig und ohne Qualitätsverlust erledigt? Auch hier setzt du die Dokumentation fort und stellst sicher, dass nichts vergessen oder übersehen wurde, bevor du den Stakeholder:innen Bericht erstattest. Diese abschließende Projektanalyse kann dir dabei helfen, zu erkennen, was du in zukünftigen Projekten anders machen würdest.

Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:

  • Letzte Feinarbeiten: Bevor ein Projekt offiziell abgeschlossen ist, musst du mit deinem:r Kund:in zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Projekt seinen:ihren Standards entspricht.
  • Freigabe: Du gibst die Einsatzmittel frei/zurück, bestätigst die Rechnungen und archivierst die Dokumentation für die Zukunft.

Man lernt nie aus!

Vielleicht besitzt du bereits einige der Fähigkeiten, die du brauchst, ohne es zu wissen! Wenn du beispielsweise bereits eine Schulveranstaltung koordiniert oder Probleme gelöst hast, von denen dein vorheriges Unternehmen dachte, dass sie nicht existieren, dann bist du bereits auf dem richtigen Weg. Aber um ein:e erfolgreiche:r PM zu werden, musst du deine Fähigkeiten ständig weiterentwickeln. Das bedeutet, deine Talente in Planung, Budgetierung und Dokumentation durch Erfahrung und Zertifizierung zu verfeinern. Denn die Arbeit eines:r PM verändert sich stetig mit der Entwicklung des Unternehmens. Projektmanager:innen sollten Zugang zu aktuellen Tools haben. Bei ELVTR verwenden wir beispielsweise täglich Anwendungen wie Asana, um sicherzustellen, dass Projekte voranschreiten.

Skills, die PMs die Arbeit erleichtern:

  • Kenntnis der Best Practices
    Best Practices sind bewährte, faktengestützte Methoden und Rahmenbedingungen, die die Zusammenarbeit im Team unterstützen. Kennst du die Säulen und Werte von Scrum? Sie helfen dir bei der Leitung von Meetings, der Definition von Teamrollen und der Nutzung verschiedener Tools. Verstehst du die Einflussbereiche? Diese ermöglichen es dir, deine Führungsfähigkeiten effektiv einzusetzen. Weißt du, wann du traditionelle Entwicklungsmethoden anwenden solltest oder dem agilen Prozess folgen solltest? Es mag einschüchternd klingen, aber Best Practices heißen nicht umsonst „Practices“. Du lernst aus Erfahrung.
  • Planung
    Auch wenn du alle wichtigen Tools für das Projektmanagement hast, musst du wissen, was in der Planung eines Projektes steckt. Denn das geht weit über das Abhaken von Aufgaben auf einer To-Do-Liste hinaus. Die Arbeit eines:r PM ist dynamisch, besonders wenn es um die Planung geht. Du musst Zeitpläne erstellen, mögliche Risiken einschätzen und Diagnosen durchführen.
  • Kommunikation
    Während es für viele einfach ist, zu lernen, wie man eine Software nutzt, sind Kommunikation und der Aufbau von Beziehungen entscheidende Soft Skills, die manchen schwerfallen. Aber sie sind essenziell, um deinen Verpflichtungen gegenüber allen Projektbeteiligten nachzukommen. Als PM vermittelst du bei Konflikten, löst Probleme und berichtest über den Projektfortschritt. Es ist ein Balanceakt, autoritär aber flexibel, freundlich aber nicht aufdringlich zu sein.
  • Technische Kompetenz
    Zu deiner Aufgabe gehört es auch, deine technischen Kompetenzen immer zu erweitern. Mit dem Aufkommen von Remote-Arbeit nutzen Unternehmen Streaming-Dienste, digitale Plattformen und andere Kommunikationsmittel, um die Projektverwaltung zu vereinfachen. Du musst also wissen, wie du eine App wie zum Beispiel Asana verwendest, um die Arbeit deines Teams zu organisieren und zu überwachen.

Eine Karriere wie keine andere

Der Beruf des:der Projektmanagers:in ist nicht der übliche Karriereweg, da es sich nicht um einen traditionellen Beruf handelt. Es gibt zwar eine Spezialisierung auf Fachgebiete und auch Zertifizierungen, aber es gibt keinen bestimmten Hintergrund, den man haben muss, um Projektmanager:in zu werden. Und das aus gutem Grund: Praktisch jede Branche weltweit benötigt Projektmanager:innen mit unterschiedlichen Hintergründen. Krankenhäuser, Bauunternehmen, Immobilienfirmen, Marketingagenturen, Hersteller, Luftfahrt, Technologie, Versicherungen, Bildungseinrichtungen und Regierungsbehörden suchen immer mehr nach Menschen, die eine PM-Rolle übernehmen.

Gute Projektmanager:innen können durch eine präzise und durchdachte Zeitplanung einem Projekt einen echten Mehrwert verleihen und somit maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Ein unzureichend geplantes Bauprojekt kann beispielsweise in der Baubranche immense Verluste verursachen, da Zeitverluste unmittelbare Kosten bedeuten.

Als Projektmanager:in kannst du mit einem durchschnittlichen Jahres-
gehalt
von 54.500 € und einem Monatsgehalt von 4.542 € rechnen, was einem Stundenlohn von 28,39 € entspricht. Deutschlandweit stehen auf StepStone.de über 14.000 Stellenangebote für den Job als Projektmanager:in zur Verfügung.

Zusammenfassung

Projektmanagement hat eine vielversprechende Zukunft in sämtlichen Schlüsselbereichen. Die effektive Koordination und Führung von Projekten ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens und dessen Wachstum. Sorgen um die Sicherheit deines Arbeitsplatzes musst du dir als Projektmanager:in also nicht machen - die Möglichkeiten für diesen Beruf werden in den kommenden Jahren nur noch zunehmen. Als Projektmanager:in wirst du die neuesten Technologien nutzen, um anspruchsvolle und dynamische Projekte in jedem gewünschten Bereich zu erleichtern. Wenn du Freude am Lernen neuer Tools hast, gerne Probleme löst und ehrgeizig bist, ist dies der richtige Beruf für dich.