Wer sind Projektmanager:innen? Der Schlüssel zum Projekterfolg

Projektmanagement-Profis sind sehr gefragt. Ein Bericht des Project Management Institute besagt, dass bis 2030 rund 25 Millionen neue Expert:innen in der Branche benötigt werden. Bis dahin wird ein globaler BIP-Verlust von rund 345 Milliarden US-Dollar geschätzt, sollte der Fachkräftemangel nicht abnehmen.

Wenn du gerne mit Menschen zu tun hast und darüber hinaus Führungsqualitäten besitzt, sind deine Chancen, ins Projektmanagement einzusteigen, gut. Wir haben mit dem Senior Manager Project Execution bei Boehringer Ingelheim, Bruno Lopes, folgende Themen besprochen:

• was zum Aufgabenbereich von Projektmanager:innen gehört
• welche Erfahrungen und Fähigkeiten essenziell sind, um in der Branche erfolgreich zu sein
• Zertifizierungen für PM-Fachkräfte

Bruno Lopes begann seine Karriere als Projektmanager bei Takeda, gefolgt von Bayer und Danone in der Rolle des Global Project Manager und Global Domain & Project Lead und zuletzt als PMO bei Henkel. Derzeit arbeitet der ELVTR-Kursleiter bei Boehringer Ingelheim als Senior Manager Project Execution. Er lebte, studierte und arbeitete in Deutschland, den Niederlanden, dem Vereinigten Königreich und den USA.

Sein Kurs bei ELVTR Germany, der im August 2023 begonnen hat, hilft Einsteiger:innen, ihre Fähigkeiten zu vertiefen und die Kunst des Projektmanagements unabhängig von der eigenen Branche und Teamgröße zu meistern.

Hauptaufgaben von Projektmanager:innen

Projektmanager:innen (PM) leiten das Projekt von Anfang bis Ende: von der Annahme des Projektauftrags bis zum Release und eventueller Nachbetreuung. Die Zuständigkeiten und Rollen von Projektmanager:innen variieren je nach Projekt. Grundsätzlich sollten sie in der Lage sein:

#1. Umfang, Zeitplan und Kosten managen
Projektmanager:innen müssen den Rahmen, die Anforderungen und benötigte Ressourcen des Projekts einschätzen können, bevor es losgeht.

Das Magische Dreieck im Projektmanagement

#2. Regeln für alles, was mit Kommunikation zu tun hat, festlegen
Projektmanager:innen müssen regelmäßig und einfühlsam mit Teammitgliedern mit unterschiedlichem kulturellen und fachlichen Hintergrund kommunizieren.

#3. Permanente Qualitätskontrolle
Zum Job von Projektmanager:innen gehört auch das Bewusstsein über und die regelmäßige Überprüfung von Projektstandards, die festgelegt wurden.

#4. Risiken und Probleme identifizieren und managen
Für PM-Fachleute ist es entscheidend, alle Faktoren zu berücksichtigen, die den Projektverlauf beeinflussen können. Das sind zum Beispiel die Qualifikationen von Mitarbeiter:innen und eventuelle Abhängigkeiten von Dienstleistungen Dritter.

#5. Das Projektteam führen
Teammitglieder über ihre Aufgaben zu informieren und die Qualität der Arbeit zu überwachen, ist Job des:r PM. Es ist sicherzustellen, dass Teams mit angemessenem Workload arbeiten und nach Abschluss ohne Burnout zu anderen Projekten wechseln können.

#6. Den Projektfortschritt überwachen und steuern
Dazu kann das Einhalten des Zeitplans und die eventuelle Umverteilung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben gehören.

Welche Skills müssen PM entwickeln, um in ihrer neuen Karriere erfolgreich zu sein?

Projektmanager:in zu sein bedeutet, dass du deine Fähigkeiten ständig weiterentwickeln musst.

Zunächst einige Hard Skills, die als PM unerlässlich sind:

• Kenntnisse von PM-Methoden/-Prinzipien wie beispielsweise Scrum, Agile, Waterfall, Kanban, DAD, SAFe, LeSS, PRINCE2
• Budgetverwaltung aller Einnahmen und Ausgaben: Lohn für Mitarbeitende, Kauf von Equipment, Lizenzen und mehr
• Risikomanagement umfasst die Vorhersage von Risiken und Verhinderung eventueller Probleme durch Anpassungen von Konzepten, Anzahl der Aufgaben in einem Sprint und Prioritäten

🔴 Wenn Kund:innen spontan Anforderungen ändern oder neue Wünsche äußern, kann sich das unter anderem so auswirken:

• überlastete (oder zu wenig belastete) Sprints
• unvollendete Aufgaben
• Änderungen im Zeitplan
• wachsender Projektumfang
• dringende Notwendigkeit, das Team zu erweitern

Viele Tools und Techniken verbessern den Prozess der Risikoidentifikation, z. B. Dokumentationsanalyse, detaillierte Analyse der Projektziele, Checklisten, die auf den Erfahrungen früherer Projekte basieren, Brainstorming und mehr.

Verschiedene Tools, die zur Kommunikation, Aufgabenstellung, Projektberichterstattung und Dokumentation eingesetzt werden, können im Laufe des Projekts wichtiger werden: Kanban boards, Gantt charts, Spreadsheets usw.

Möglicherweise benötigst du auch die folgenden Soft Skills:

• deutliche Kommunikation
• Führungsqualitäten
• Proaktivität anstelle von Reaktivität
• klares Zeitmanagement
• emotionale Intelligenz und persönliches Einfühlungsvermögen.

Fragen, die du dir stellen solltest, um herauszufinden, ob ein PM-Job zu dir passt

Theoretisch kann jede:r Projektmanager:in werden. Viele von ihnen werden innerhalb eines Teams aufgrund ihrer fachlichen Erfahrung zur Projektleitung befördert. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass diese Rolle zu jedem:r passt.

Bevor du dich für einen Onlinekurs oder ein Praktikum im Projektmanagement entscheidest, solltest du für dich selbst ganz ehrlich einige Fragen beantworten:

1. Fühle ich mich wohl bei der Arbeit mit verschiedenen Stakeholdern, Teammitgliedern, Kulturen und Persönlichkeiten? Wenn du Meetings schnell satt hast und normalerweise alle Gruppenchats stumm schaltest, ist eine Karriere als Projektmanager:in wahrscheinlich nichts für dich.
2. Kann ich Teams leiten? Wenn es dir schwerfällt, Aufgaben abzugeben und effektiv zu kommunizieren, solltest du wahrscheinlich einen anderen Karriereweg einschlagen.
3. Kann ich Verantwortung tragen? PM sind diejenigen, bei denen die Verantwortung für die Entscheidungsfindung liegt. Wenn also im Projekt etwas brennt – sei es Fristen, Laptops der Entwickler:innen, die Nerven der Kund:innen – müssen Projektmanager:innen das Feuer löschen können.
4. Bin ich in der Lage, mit Risiken umzugehen? Risiken können immer und überall auftauchen. Verfügst du über eine proaktive, problemlösende Haltung und lässt dich nicht aus der Ruhe bringen?

PM Zertifizierungen, die deine Karriere voranbringen

Wenn du deine Karriere im Projektmanagement aufbauen und erweitern willst, wirst du höchstwahrscheinlich auf allerlei Zertifizierungen stoßen. Diese sind ein gutes Mittel, deine Kompetenz und Ambition zu demonstrieren.

Angehende Projektmanager:innen sind oft unsicher, welche der vielen PM Zertifizierungen die beste für sie ist. Es gibt einige, die sehr etabliert und vermehrt auch als Onlinekurs angeboten werden.

1. Die PMP-Zertifizierung ist der „Goldstandard“ der Branche. Sie eignet sich am besten für erfahrene Fachleute, die eine bekannte Zertifizierung erwerben möchten. Projektmanager:innen mit PMP-Zertifizierung verdienen durchschnittlich 23 % mehr als solche ohne Zertifizierung.
2. PRINCE2 eignet sich am besten für Einsteiger:innen oder erfahrene Projektmanager:innen in Großbritannien, Europa und Australien, da diese Methode dort am weitesten verbreitet ist.
3. Certified Scrum-Master ist ein Teil agiler Arbeitsprozesse, die in der IT-Branche zum Standard geworden sind. Die Zertifizierung zum Scrum-Master (CSM) vermittelt dir, wie du richtig mit Scrum, den festgelegten Werten und Prozessen arbeitest.

Was ist das beste Zertifikat für dich?

Das hängt ganz von deinen persönlichen Wünschen und dem Job, den du machen möchtest, ab. Wenn du in der Softwareentwicklung tätig sein möchtest, ist eine Agile-Zertifizierung sinnvoll. Für jemanden, der in großen Unternehmen, in der Pharma- oder Lebensmittelindustrie tätig sein will, ist PRINCE2 sinnvoller. Wer in einem Luft- und Raumfahrtunternehmen einen Job anstrebt, wählt am besten eine PMP-Zertifizierung. Wie du dich auch entscheidest: eine PM Zertifizierung macht potenziellen Arbeitgeber:innen deutlich, dass du kontinuierlich an dir arbeitest und bereit bist, leitende Stellen einzunehmen.

Der Aufstieg der Projektmanager:innen im Jahr 2023

Das Project Management Institute berichtet, dass die Nachfrage nach Projektmanager:innen in den nächsten 10 Jahren schneller steigen wird als die in anderen Berufen. Bis 2027 wird erwartet, dass die Zahl der Arbeitskräfte im Bereich Projektmanagement in sieben Branchen um 33 Prozent und damit fast 22 Millionen neue Jobs wachsen wird.

Jedes Unternehmen, ob klein oder groß, möchte Betriebskosten niedrig halten und gleichzeitig maximale Einnahmen erzielen. Unternehmen, die in Projektmanagement investieren, geben am Ende 28 Mal weniger Geld aus, da sie strategische Projekte früher und erfolgreicher umsetzen können. Heutzutage ist es ein Problem, qualifizierte Bewerber auf dem Markt zu finden, von der Junior- bis zur Senior-Ebene.

Angehende Projektmanager:innen müssen keine Angst haben, dass Künstliche Intelligenz „ihnen den Job wegnimmt“. Wir verbringen jeden Tag 60 Prozent unserer Arbeitszeit mit Dingen wie der Suche nach Dokumenten, dem Einholen von Genehmigungen und der Teilnahme an Meetings, statt mit qualifizierter oder strategischer Arbeit. Künstliche Intelligenz wird vielmehr dabei helfen, ineffiziente Arbeitsschritte, wie zum Beispiel das Planen von Meetings, zu reduzieren. Wenn KI eine Zeit für eine Besprechung mit 20 Personen festlegt, bei der alle Zeit haben, ist das bereits eine Einsparung von etwa 20 Minuten. KI wird also eher eine unterstützende Funktion haben, als die Position zu übernehmen.

Die wichtigsten Schwachstellen moderner Projektmanager:innen

Ich habe verschiedene Aufgaben in der Abteilung, wie z. B. Schulungen, interne PMO-Beratung, direkte Projektbeteiligung und die Leitung des PMO-Programms. Meiner Erfahrung nach fehlt es den meisten Projektmanager:innen an Allgemeinwissen und an der Fähigkeit, in hybriden Modellen zu arbeiten. Manche PM sind eher der Meinung: „Ich arbeite nur in Agile“. Das ist es, was verbessert werden sollte, wenn es an Theorie oder Erfahrung fehlt.

Eine weitere kritische Schwachstelle ist die Unfähigkeit, sich schnell an technologische und methodische Veränderungen anzupassen. Die Umstände können sich während des Projekts ändern, und Technologien oder Methoden können veraltet sein. Als Projektmanager:in sollte man immer am Puls der Zeit bleiben und keine Angst vor Veränderungen haben.

Einmal musste ich ein Projekt in einem Unternehmen übernehmen, das bereits lief. Wir hatten alles im Griff - den Umfang, das Budget, die Fristen und das Team. Das einzige Problem war, dass die Lösung, die wir implementieren wollten, vom Anbieter nicht gut entwickelt war. Wir beschlossen, den Anbieter zu wechseln, weil er uns die bessere Wahl zu sein schien. Das war eine große Herausforderung, denn wir waren bereits dabei, alle Prozesse, Tools, Maschinen, Software usw. zu installieren und zu qualifizieren. Und man weiß nie, was sich und in welcher Projektphase ändern könnte.

In Sachen Führung und Kommunikation sollte man kontinuierlich dazulernen und erlernte Skills auch trainieren. Die Fähigkeit, mit verschiedenen Kulturen und multikulturellen Teams umzugehen, ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, und auch daran mangelt es Projektmanager:innen manchmal. Ich bin viel gereist, was mir geholfen hat, meine Soft Skills zu trainieren. Und ich habe versucht, alles, was ich gesehen, gehört und erlebt habe, in die Geschäftswelt zu übertragen.

Karriereweg der Projektmanager:innen: Vom Berufseinstieg zum COO

Der mögliche Karriereweg hängt von der Branche und Größe deines Unternehmens ab. In den meisten Fällen kannst du mit der richtigen Ambition, ein paar Weiterbildungen und Onlinekursen in wenigen Jahren aufsteigen.

Junior PM werden von erfahrenen Projektmanager:innen beaufsichtigt. Sie validieren Entscheidungen und Berechnungen, geben Ratschläge zur Bewältigung von Krisen und unterstützen bei der Lösung komplexer Probleme.

Middle PM sind bereits unabhängig Leitende, die eine Palette an Hard und Soft Skills beherrschen, aber bei Bedarf um Hilfe bitten können. Auf der mittleren Ebene geht es um Version Control und Continuous Integration.

Senior PM leiten komplexe Projekte mit großen Teams oder verwalten ganze Programme im Unternehmen. Fachkräfte der oberen Ebene haben in der Regel bereits geschäftliche Ziele: Gewinnung neuer Kund:innen, Ausbau des Geschäfts, Erhöhung der Zahl der Mitarbeiter:innen usw.

COO Du kannst als auch auf die Führungsebene wechseln und Chief Operating Officer werden. Das ist die höchste Position im Projektmanagement.

Top 5 Projektmanagement-Bücher, die auf den Nachttisch ambitionierter Projektmanager:innen gehören

•  "PRINCE2® Handbook (Managing Successful Projects With Prince)"‎
•  "‎How to Talk to Anyone"‎, Leil Lowndes
•  "‎The Lazy Project Manager: How to be Twice as Productive and Still Leave the Office Early"‎, Peter Taylor
•  "‎A Guide to the Project Management Body of Knowledge, or PMBoK Guide"‎, PMI.
•  "‎The Culture Map. Decoding How People Think, Lead, and Get Things Done Across Cultures"‎, Erin Meyer

Blitzumfrage von ChatGPT:

1. Wenn du ein Projekt wärst, was für ein Projekt wäre das und warum?

Ich wäre ein Projekt, das ein Medikament entwickelt, das Kinder vor schweren Krankheiten heilt. Kinder verdienen es, gesund zu sein und eine glückliche Kindheit zu haben.

2. Wenn du die Wahl hättest, ein Projekt mit einem unbegrenzten Budget oder einem unbegrenzten Zeitrahmen zu leiten, was würdest du wählen und warum?

Ich würde mich für ein Projekt mit einem unbegrenzten Budget entscheiden. In diesem Fall würde ich an einem Projekt arbeiten, das Menschen auf den Mars bringen würde, um dort eine zweite Erde zu bauen.

3. Wenn du an einem beliebigen Projekt in der Geschichte arbeiten könntest, welches wäre es und warum?

Wahrscheinlich wäre es das Apollo-Raumfahrtprogramm. Es ist schön, etwas in einem Film zu sehen, aber es ist noch besser, dabei zu helfen, es zu verwirklichen. Ich glaube, es ist sehr erfüllend, Teil eines solchen Projekts zu sein.

4. Stell dir vor, du müsstest eine prominente Person als stellvertretende Projektleitung auswählen. Wer wäre das, und warum?

Das wäre Sylvester Stallone in Rocky Balboa. Er wäre eine gute Inspiration für das Team, um zu zeigen, dass er es geschafft hat, indem er sich immer wieder selbst herausgefordert hat, immer weiter gegangen ist und seine Ängste mit der ganzen Unterstützung seines Teams bekämpft hat. So können wir auch die scheinbar unmöglichen Dinge im Projekt erreichen.